论企业类电子招标采购平台建设策略
《电子招投标文集》

fun88CPO/杨举旗 2017-10-20

一、选择:借鉴成功经验,选择成熟产品

企业电子招标采购平台的建设,随着国家法律 法规的陆续出台正在如火如荼的进行。众所周知, 电子化招标采购为企业采购管理带来的益处,然而, 纵观国内各企业平台建设情况,有些长期摸索艰难 前行、有些半途而废无疾而终、只有少数平台不仅 正常使用,而且业务上线率,交易量等都达到预期 建设效果。实实在在为企业采购提供了信息化利器, 有效提升了采购效率。

怎么才能让自己企业的平台建设顺利进行,首 先需要选择供应商,并且要选择一家优秀的供应商。 怎么选择供应商?可以通过以下几个方面进行,一 是初步了解市场情况,通过专业媒体等各种渠道了 解市场主流供应商及供应商情况,包括公司规模、 业绩案例、技术实力等;二是当面沟通交流,重点 考察供应商对企业电子招标采购建设的认识和理解, 对业务的了解程度,有无成熟产品,有无鲜明特点, 企业应用的情况如何;三是从供应商的客户那里了 解信息,从更加客观的角度考察实际使用情况,包 括与业务运行要求的符合程度,系统建设过程汇总 的经验以及对系统建设的建议等。在选择供应商的 过程中,有没有大量成功的企业应用经验,是否有 适合企业使用的成熟产品,这两点至关重要。

这里还要说明一点,很多人认为电子招标采购 平台跟其他软件系统一样,随便找个厂商就能做或 者技术实力雄厚的厂商都能做,无非就是时间和费 用的问题。其实不然,电子招标采购平台有很强的 业务特性、法律特性和技术特性,第一要完全满足 复杂的业务要求,包括支持各种寻源方式,满足工程、货物、服务等各种类型的业务需要,同时又和行业 特性紧密相关;第二要达到国家相关法律法规的约 束,包括《招投标法》、《招投标法实施条例》、《电 子招标投标办法》及所附《系统技术规范》等;第 三是电子招标采购平台为满足各类采购业务场景需 要,除本身的技术实现外,还需要集成数字证书服务、 对接各类应用系统平台、对接各类基础系统平台等, 因此,系统建设综合复杂性比较高,实施难度和风 险比较大。

因此,企业想要快速建成平台并顺利使用必须 首先做好选择,同类项目的大量建设经验和成熟软 件产品缺一不可。成功经验能够帮助企业在建设过 程中少走弯路,避免风险,是顺利建设的有效支撑; 成熟产品能够助力企业快速实施降低建设风险,以 原型为基础,迭代完善个性需求,是确保成功的有 效基础。

二、信任:尊重信任乙方、合作不分你我

选择了供应商以后,项目各项工作按照计划开 展。在企业电子招标采购平台建设过程中我们总是 期望多一份坦途、少一些坎坷。但是几乎每个项目 多多少少都会遇到各种各样的问题。在这些错综复 杂的问题干扰下,唯有甲乙双方充分信任,才能攻 坚克难,完成项目目标,正所谓“人心齐泰山移, 人心坚石也穿”。

从整个信息系统建设周期来看,需求分析阶段、 用户测试阶段和试运行阶段可能存在实施风险,同时也是容易产生分歧、导致误解、直至造成信任问题 的主要阶段。

需求分析阶段,项目组进驻客户现场,与各单位 各部门进行深入交流实地调研需求,记录调研结果, 编制需求文档。此时,项目组关心的内容与客户关心 的内容可能会存在差异,包括客户认为项目应该做什 么与当时项目范围有差异,客户介绍业务需求与项目 组理解程度存在差异,文档文字表述与实际理解之间 存在差异等。这些差异会可能会让甲方觉得供应商不 懂业务,或者派驻的团队不够专业等等。因为项目才 刚刚开始,互信基础还不牢固,所以导致猜疑更加严 重,甚至转变为能不能做,会不会做的甲乙方之间严 重的信任问题。

用户测试阶段,经过了设计和开发阶段的比较漫 长的等待,用户第一次看到了为自己量身定制的或 者说融入了自己企业特色需求的电子招标采购平台, 每个人内心都充满了期待,希望它是一个功能完善、 没有缺陷、界面友好、运行稳定的软件系统。然而, 实际情况可能没有想象中那么美好,用户测试阶段可 能还有部分功能正在开发,或者系统功能还没有那么 完备等。此时,用户的期待和软件系统本身在建设过 程所产生的不足就形成了一定的反差。此时,甲方会 觉得供应商没有开发好,前面的工作以及需求阶段的 大谈特谈没有落地到软件产品上,可能都是吹嘘出来 的,因此又一次导致了甲乙双方的信任问题。

试运行阶段,试运行阶段的特点就在于它的真实 性,真实的用户、真实的数据、真实的场景。在用户 测试阶段,不是所有的问题都能暴露出来,总有漏 网之鱼,所以导致了试运行过程中,难免出现问题。 因此,我们也经常说只有试运行才是真正的测试。此 时,甲方会认为做了这么长时间怎么还有问题,与此 同时,试运行阶段还有来自业务上的阻力,导致问题 被放大,有问题直接说成没法用。就这样甲乙双方的信任危机再次爆发了。

除了以上项目重点阶段可能引发的信任问题外, 还有双方的合作态度,如果甲方一味地站在自己的 立场上,对项目建设发号施令,又听不进不同意见, 甚至干预供应商项目团队工作,项目建设就会步履维 艰;乙方项目管理环节薄弱,做事自以为是,缺少沟 通汇报,忽略甲方建议或意见,只关心项目范围内的 事情等也会导致信任缺失。

如何建立双方的信任,在信任的基础上开展合 作,在合作的氛围中推进工作,在工作的成果下完成 项目,建成企业电子招标采购平台呢?有两件制胜 的法宝,一是心态、二是沟通。从心态的角度讲,甲 乙双方都要本着合作的心态,甲方要充分相信乙方, 乙方才能放手去干,多听取乙方的建议和意见,乙方 要把其他企业的成功建设经验运用到新的项目中去, 多为项目建言献策,不要只盯着项目范围内的工作, 双方都要本着一切以有利于项目建设的宗旨,精诚合 作;从沟通的角度讲,乙方要主动沟通,按照沟通机 制汇报项目工作和进展情况,把握可能产生信任问题 的项目重点阶段,及时沟通汇报和反映问题,协调处 理疑难问题,避免双方误会分歧。特别是双方项目组 要团结一致,不分你我,只有在信任的基础上充分合 作,才能保证电子招投标系统建设的顺利和成功。

三、建设:从基本到完美、循序渐进实现

企业信息化建设本身就是在一个复杂环境下用 信息技术实现业务及管理思想的过程。企业电子招标 采购系统功能设计可能包括计划、寻源、合同、执行 等重要采购过程环节,还需集成数字认证、语音短信 等基础服务,对接企业其他业务系统等。同时,使用 系统业务交互的主体类型较多,包括内部采购人员、 监督人员,外部招保人、投标人及供应商等。因此, 系统实施的复杂性导致建设期可能是一个较为长期 的过程。因此,决策者可以先规划蓝图,然后分步实 施,降低建设风险。先实现系统基本需求,能够支撑 业务运行,再逐步进行完善,循序渐进,最终实现系统整体建设目标。可能导致风险的因素主要包括以下 几个方面:

一是系统接口的风险,接口风险不在于接口开发 的本身,而在于反复的沟通确认讨论、数据交互准确 性以及相互制约关系等。往往在实施过程中,会碰到 个别系统开发进度延误、数据处理错误、技术实现 瓶颈、人员配合程度等种种问题。因此,接口越多, 系统越复杂、稳定性越低、风险越高。

二是新技术的应用,在系统建设过程中,我们总 是想方设法弄一下创新出来,创新就是系统的亮点。 为了创新可能要在系统中集成新的技术,新技术的应 用能够帮助系统提升业务实现、提升用户体验,但同 时也增加了系统实施的难度。新技术是否经过验证, 是否经过评估,集成的风险有多大,都要考虑。

三是系统建设周期和使用的关系,系统建设周 期越长,用户使用越晚。然而,用户越早使用系统, 对系统越有利。长期不上线的系统或上线后长期不使 用的系统,风险都是很大的,很有可能被长期搁置。 因此,要尽快先用起来,然后逐步完成其他系统功能 并上线使用。

笔者主持企业电子招标采购系统建设十余年,切 实体会到分步实施的思想是大型企业信息化建设的 有效方法,此方法能够有效分解和降低系统建设风 险。看似分步延长了系统建设周期,实则小步快跑, 稳步推进,不仅降低实施风险而且还能缩短整个项目 建设周期。

四、发展:建立制度体系、站起来走出去

软件系统是信息化管理的工具,电子招标采购平 台也不例外。想要达到建好平台、管好平台、用好平 台的目的,就要从管理角度规范电子招标采购平台使 用。俗话说“没有规矩,不成方圆”。规矩也就是规 章制度,是我们应该遵守的,用来规范我们行为的规 则、条文,它保证了良好的秩序,是各项事业成功的重要保证。通过“硬”的工具和“软”的制度一起发 挥作用,才能保障电子招标采购平台的顺利正常使 用。

制度体系的建立可以解决两个问题,一是解决平 台管理者自身的问题,平台应该怎么管、有哪些事情、 交给谁去做、以什么程序去做、向那些人汇报,为企 业内部和外部提供哪些服务等等,都是平台管理自身 的问题;二是解决平台推广和使用的问题,平台建成 上线后,会不可避免的遇到企业内部的阻力,主要 是采购业务的敏感性和新生事物对传统习惯的冲击。 因此,业务部门可能会找各种理由应付平台使用,有 了制度的规范和要求,平台的推广和使用就可以名正 言顺的进行。

企业建设电子招标采购平台不仅能够为企业采 购提供信息化管理利器,同时也可以借助平台对外提 供各类服务,甚至发展为区域平台或行业平台,前景 广阔。所以,企业使用平台应首先满足自身的业务需 求,完成企业内部业务上线采购的目标,即自己先用 好,通过平台管理采购业务、提升采购效率、降低采 购成本。其次在“立足自身”的同时也不妨“考虑长 远”,企业建设电子招标采购平台花费了巨大的人力、 财力和物力,能够借助平台为更多的企业提供服务也 不失为一个各方共赢的发展方向。

总之,企业建设电子招标采购平台,不论是企业 自身使用,还是立足自身对外服务,都必须注重制度 体系的建设,制度建设是通过组织行为改进原有规程 或建立新规程,以追求一种更高的效益。有了制度 保障,平台所有工作都可以按照既定的规范、标准、 程序进行,人员各有分工、互不冲突、相互联系、协 调配合,共同发挥作用。因此,平台建设要制定相关 的制度体系,在制度体系保障下,平台才能使用好,发展好。

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